Notion में कंपनी wiki कैसे बनाएँ ताकि आपका स्टार्टअप एक संस्थापक की याददाश्त पर निर्भर न रहे

ज़्यादातर शुरुआती स्टार्टअप में असली कंपनी-हैंडबुक एक ही व्यक्ति होता है। संस्थापक को पता होता है कि वेंडर कैसे चुना गया, किस ग्राहक से क्या वादा हुआ, पिच डेक कहाँ रखा है और कोई फ़ैसला किस वजह से लिया गया। यह तब तक चलता है जब तक संस्थापक यात्रा पर हों, बीमार हों, या निवेशकों की कॉल्स में व्यस्त हों, और टीम जवाब का इंतज़ार करते हुए रुक जाती है।

विकी (wiki) इस समस्या को हल करता है, लेकिन तभी जब लोग सचमुच उसका इस्तेमाल करें। यह पोस्ट देखती है कि Notion के अपने पेज उसके wiki और docs फ़ीचर्स के बारे में क्या कहते हैं, उनकी सीमाएँ कहाँ हैं, और फिर एक छोटी टीम को सबसे पहले क्या लिखना चाहिए, इस पर हमारी अपनी राय देती है।

Notion अपने wiki के बारे में क्या कहता है

Notion अपने wiki उत्पाद को आपके सारे ज्ञान को एक जगह केंद्रित करने की जगह के रूप में बताता है। उत्पाद के पेजों के अनुसार, छोटी टीम के लिए ये हिस्से मायने रखते हैं:

• एक साइडबार जो टीम बढ़ने के साथ वर्कस्पेस को व्यवस्थित रखता है।
• फ़िल्टर जो किसी को भी टीमों के बीच डेटा और फ़ैसले खोजने देते हैं।
• ड्रैग-एंड-ड्रॉप व्यवस्था, ताकि कोई पेज तकनीकी जानकारी के बिना भी अपडेट किया जा सके।
• पेज लिंक @ टाइप करके, जो किसी नोट को रोडमैप या किसी दूसरे doc से जोड़ता है।
• हर पेज पर इमोजी और कवर इमेज, ताकि कोई सेक्शन आपके ब्रांड जैसा दिख सके।
• एक होम पेज जो सबसे प्रासंगिक docs, नोट्स और कार्यों को एक जगह इकट्ठा करता है।

दो फ़ीचर्स सीधे इस सवाल की समस्या पर केंद्रित हैं: "क्या यह अब भी सही है?" Synced Blocks आपको कंटेंट एक बार संपादित करने देते हैं और बदलाव वहाँ भी लागू हो जाता है जहाँ-जहाँ वह दिखता है। Verification को इस रूप में बताया गया है कि इससे आप भरोसा कर सकें कि जो जानकारी आप पाते हैं वह सटीक और अद्यतन है।

Docs वाले हिस्से में टिप्पणियाँ, सुझाए गए संपादन और सह-संपादन जुड़ते हैं, साथ ही कोड स्निपेट्स, टॉगल, अपने-आप अपडेट होने वाली सामग्री सूची, लाइव चार्ट और 50 से अधिक कंटेंट प्रकार भी। Notion यह भी कहता है कि wiki, docs और projects एक ही कीमत में शामिल आते हैं।

किन बातों से सावधान रहें

उत्पाद के पेज मार्केटिंग पेज हैं, इसलिए उन्हें इसी ध्यान से पढ़ें। कुछ ईमानदार सीमाएँ:

• पेज यह नहीं बताते कि Verification या Synced Blocks किस प्लान में शामिल हैं। इनमें से किसी के इर्द-गिर्द प्रक्रिया बनाने से पहले प्लान का विवरण जाँच लें।
• उपयोग विश्लेषण (usage analytics) वाली पंक्ति Enterprise प्लान से जुड़ी है। अगर आप देखना चाहते हैं कि कर्मचारी कंटेंट से कैसे जुड़ते हैं, तो स्रोत Enterprise का नाम लेता है, जो शायद सीड-फ़ंडेड टीम की शुरुआत की जगह नहीं होगी।
• उसी पेज पर बड़ी कंपनियों वाले सेक्शन में SAML single sign-on, SCIM user provisioning, domain management tools, fine-grained admin roles और advanced permissions सूचीबद्ध हैं। इन्हें बाद के लिए मानें, अपने पहले दस लोगों के लिए नहीं, और पक्का कर लें कि हर एक किस प्लान में आता है।
• wiki तभी अच्छा है जब उसे लगातार अपडेट रखने की आदत हो।

पेज यह ज़रूर कहते हैं कि आप पहले प्रयोग कर सकते हैं और बाद में भुगतान करके अपनी टीम जोड़ सकते हैं, इसलिए संस्थापक कुछ भी तय करने से पहले अकेले ही पहला संस्करण बना सकता है।

सीड-फ़ंडेड टीम को सबसे पहले क्या लिखना चाहिए

यह हिस्सा हमारी राय है, Notion का दावा नहीं। कोई भव्य ढाँचा बनाने की इच्छा को रोकें। उन पेजों से शुरू करें जो बार-बार पूछे जाने वाले सवालों के जवाब देते हैं।

• कंपनी होम। एक पेज जिसमें बताया गया हो कंपनी क्या करती है, टीम में कौन है, और नीचे की हर चीज़ के लिंक। अगर कोई नया सदस्य सिर्फ़ एक पेज पढ़ेगा, तो वह यही है।
• हम कैसे काम करते हैं। काम के घंटे, छुट्टी कैसे माँगी जाती है, फ़ैसले कैसे लिए जाते हैं, किस काम के लिए कौन-सा टूल इस्तेमाल होता है। छोटा और सीधा।
• ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट। किसी नए व्यक्ति को पहले हफ़्ते में क्या पढ़ना, सेट करना और पूछना चाहिए। Notion अपने उदाहरणों में ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट और hiring wiki दिखाता है, जिन्हें आप शुरुआती ढाँचे के रूप में इस्तेमाल कर सकते हैं।
• ग्राहक और बिक्री के नोट्स। आपने किससे बात की, उन्होंने क्या माँगा, क्या वादा किया गया। यह वह ज्ञान है जो एक ही inbox में पड़े रहने पर सबसे तेज़ी से गायब हो जाता है।
• फ़ैसलों का लॉग। आपने क्या तय किया, क्यों, और किसने तय किया, इसकी लगातार अद्यतन होती सूची।
• पैसा और अनुपालन। बही-खाते कहाँ हैं, कौन क्या और कब फ़ाइल करता है, कौन-से grants या आवेदन चल रहे हैं। संवेदनशील विवरण व्यापक पेजों से बाहर रखें और उन्हें केवल ज़रूरतमंद लोगों के साथ साझा करें।
• पिच और ब्रांड। मौजूदा पिच डेक, ब्रांड गाइडलाइन्स और वह एक-अनुच्छेद का विवरण जिसे सभी को इस्तेमाल करना चाहिए।

Notion के टेम्पलेट्स में मीटिंग नोट्स, प्रोजेक्ट आवश्यकताएँ और पिच डेक शामिल हैं, इसलिए इनमें से कई के लिए आपको खाली पेज से शुरू करने की ज़रूरत नहीं है।

wiki को जीवित रखने वाली आदतें

ढाँचे से ज़्यादा मायने आदत के हैं। हमारे सुझाव:

• हर पेज का एक मालिक तय करें। जिस पेज के साथ कोई नाम न जुड़ा हो, वह पुराना पड़ जाता है।
• दूसरी बार जवाब देना पड़े तो लिख लें। जब कोई वही सवाल दोबारा पूछे, तो जवाब wiki में डालें और लिंक भेज दें।
• कॉपी नहीं, लिंक करें। अगर एक ही तथ्य दो जगह आए, तो उसे एक जगह रखें और दोबारा इस्तेमाल करें। Synced Blocks इसी स्थिति के लिए बने हैं।
• तय समय पर समीक्षा करें। महीने में एक बार जाँचें कि होम पेज और ऑनबोर्डिंग अब भी वास्तविकता से मेल खाते हैं।
• संस्थापक को बीच में न रखें। अगर कोई सवाल पहले संस्थापक तक जाए, तो wiki अभी काम नहीं कर रहा। लोगों को सीधे पेज की ओर भेजें।

जो टूल आप पहले से इस्तेमाल करते हैं उन्हें जोड़ना

Notion के पेज Slack, Figma, Jira, GitHub और Amplitude के कनेक्शन सूचीबद्ध करते हैं। उदाहरण के लिए, Slack संदेश का लिंक चिपकाने पर टूल बदले बिना पूरा संदेश दिख जाता है, और GitHub pull requests व issues को पेजों में लाया जा सकता है।

क्या यह आपके लिए सही है?

अगर आपकी टीम छोटी है और ज़्यादातर ज्ञान चैट में या किसी एक व्यक्ति के दिमाग़ में है, तो Notion में wiki शुरू करने के लिए एक समझदारी भरी जगह है, और मुफ़्त प्रवेश बिंदु आपको कुछ भी खर्च करने से पहले इसे आज़माने देता है। जिन ख़ास फ़ीचर्स की आपको ज़रूरत है, उनके लिए प्लान का विवरण जाँचें, ढाँचा सरल रखें, और सफलता को एक चीज़ से मापें: कितनी बार कोई साथी आपसे पूछे बिना जवाब खुद ढूँढ लेता है।

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Startup Grants India स्टार्टअप्स के लिए एक Notion पर्क सूचीबद्ध करता है। देखें इसमें क्या शामिल है और इसे कैसे क्लेम करें, Notion पर्क पेज पर।