स्टार्टअप्स में प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लिए Notion

अगर आपके स्टार्टअप के प्रोजेक्ट चैट, स्प्रेडशीट और किसी एक व्यक्ति की याददाश्त में बिखरे हैं, तो एक ही वर्कस्पेस आपका काफ़ी समय बचा सकता है। Notion का projects पेज एक जुड़े हुए वर्कस्पेस का वर्णन करता है, जहाँ टास्क, टाइमलाइन और डॉक्युमेंट एक साथ रहते हैं। यह पोस्ट देखती है कि प्रोडक्ट पेज वास्तव में प्रोजेक्ट चलाने के बारे में क्या कहते हैं, और उनकी सीमाएँ कहाँ हैं।

डेटाबेस से शुरू करें, पेज से नहीं

मूल विचार यह है कि हर टास्क एक डेटाबेस में एक पंक्ति (row) है। Notion का projects पेज उसके बिल्डिंग ब्लॉक्स सूचीबद्ध करता है: टास्क और सब-टास्क, स्टेटस, असाइनी, ड्यू डेट, और अपने खुद के प्रायोरिटी लेबल व स्टेटस टैग बनाने की क्षमता। आप तय करते हैं कि क्या ट्रैक करना है, किसी निश्चित टेम्पलेट में फिट होने के बजाय।

प्राइसिंग पेज पर, Free प्लान में पहले से सब-टास्क, डिपेंडेंसी और कस्टम प्रॉपर्टी वाले डेटाबेस शामिल हैं। यानी प्रोजेक्ट ट्रैकर की बुनियादी संरचना के लिए किसी पेड प्लान की ज़रूरत नहीं है।

छोटी टीम के लिए एक समझदारी भरा पहला सेटअप:

• स्टेटस, ओनर और ड्यू डेट वाले टास्क के लिए एक डेटाबेस।
• प्रोजेक्ट्स के लिए एक डेटाबेस, ताकि हर टास्क अपने प्रोजेक्ट से जुड़ा रहे।
• एक "My tasks" व्यू, ताकि हर व्यक्ति केवल अपने असाइन किए गए काम देखे।

एक ही काम को अलग-अलग तरीकों से देखें

Notion डेटाबेस व्यू का वर्णन करता है जो वही काम कैलेंडर या बोर्ड के रूप में दिखाते हैं, साथ ही एक टाइमलाइन व्यू भी, जो दिखाता है कि प्रोजेक्ट एक-दूसरे में कैसे फिट होते हैं। आप फ़िल्टर और सॉर्ट कर सकते हैं, जैसे केवल अपने असाइन किए गए टास्क या अर्जेंट चिह्नित आइटम दिखाने के लिए।

एक फ़ाउंडर के लिए टाइमलाइन सबसे उपयोगी हिस्सा है। जब कोई लॉन्च तीन अन्य चीज़ों के पूरा होने पर निर्भर हो, तो आप पूरी श्रृंखला देख सकते हैं, बजाय उसे अपने दिमाग में रखने के। डिपेंडेंसी दिखाती हैं कि एक टास्क दूसरे को कब रोक रहा है, और प्रोग्रेस बार दिखाता है कि लॉन्च की ओर कोई प्रोजेक्ट कैसा चल रहा है।

चार्ट और डैशबोर्ड

आप अपने डेटाबेस से चार्ट बना सकते हैं, जैसे डोनट, बार और लाइन चार्ट। यहाँ प्लान उस तरीके से अलग हैं जिसे प्रतिबद्ध होने से पहले जानना उपयोगी है: प्राइसिंग टेबल Free पर एक चार्ट और Plus, Business और Enterprise पर असीमित चार्ट दिखाती है। निवेशकों या अपनी टीम के लिए सही प्रोग्रेस डैशबोर्ड चाहिए, तो पेड प्लान की योजना बनाएँ।

फ़ॉर्म, ऑटोमेशन और स्प्रिंट

Notion का projects पेज कहता है कि आप फ़ॉर्म के ज़रिए अनुरोध एकत्र कर सकते हैं और फिर उनसे टास्क शुरू कर सकते हैं। प्राइसिंग पेज Free पर बेसिक फ़ॉर्म और Plus पर कस्टम फ़ॉर्म सूचीबद्ध करता है, जहाँ आप सार्वजनिक फ़ॉर्म से Notion ब्रांडिंग भी हटा सकते हैं।

ऑटोमेशन भी इसी पैटर्न पर चलते हैं। प्राइसिंग टेबल Free पर केवल बेसिक बटन दिखाती है, और Plus से कस्टम डेटाबेस ऑटोमेशन। ये पेज बना सकते हैं और स्टेटस, असाइनी तथा प्रॉपर्टी वैल्यू सेट कर सकते हैं।

अगर आप सॉफ़्टवेयर बनाते हैं, तो पेज बैकलॉग को व्यवस्थित करने, स्प्रिंट संगठित करने और बग ट्रैक करने के लिए आउट-ऑफ़-द-बॉक्स वर्कफ़्लो का भी वर्णन करता है, और प्रोडक्ट रिक्वायरमेंट डॉक्युमेंट स्प्रिंट टास्क के साथ उसी पेज पर होता है।

अपने अन्य टूल्स को जोड़ना

projects पेज Figma, Slack, GitHub, Amplitude और Jira को कनेक्शन के रूप में नामित करता है। प्लान के बारे में एक चेतावनी: प्राइसिंग पेज Slack और Google Drive जैसे बेसिक कनेक्शन Plus पर सूचीबद्ध करता है, जबकि GitHub और Asana जैसे कनेक्शन Business पर premium connections के अंतर्गत दिखते हैं। अगर आप GitHub पर निर्भर हैं, तो उसके आधार पर निर्माण करने से पहले प्लान जाँच लें।

प्रोजेक्ट डॉक्युमेंट के लिए Notion AI

projects पेज कहता है कि AI प्रोजेक्ट प्लान का पहला ड्राफ़्ट बना सकता है, और AI Autofill प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स में यूज़र स्टोरीज़, मुख्य परिणाम (key results) और अपडेट जैसी चीज़ें जोड़ सकता है। प्राइसिंग पेज पर, Free और Plus प्लान में केवल Notion AI का ट्रायल शामिल है। इसे परखने वाली चीज़ मानें, भरोसे की चीज़ नहीं, जब तक आप ऐसे प्लान पर न जाएँ जिसमें यह शामिल हो।

कौन क्या देख सकता है

अगर आप फ़्रीलांसरों, एजेंसी या सलाहकारों के साथ काम करते हैं, तो गेस्ट के नियम मायने रखते हैं। Free प्लान 10 बाहरी गेस्ट की अनुमति देता है। पेड प्लान असीमित गेस्ट सूचीबद्ध करते हैं, और प्राइसिंग FAQ कहता है कि गेस्ट मुफ़्त हैं, हालाँकि वे केवल वे व्यक्तिगत पेज खोल सकते हैं जिन पर उन्हें आमंत्रित किया गया है।

रो-लेवल कंट्रोल के लिए, projects पेज granular permissions का उल्लेख करता है, जो असाइनी या ओनर के आधार पर एक्सेस देते हैं। प्राइसिंग पेज पर granular database permissions Business और Enterprise पर दिखते हैं।

लागत और सीमाओं पर ध्यान दें

• कीमत प्रति सदस्य है। Free $0 प्रति सदस्य प्रति माह है, Plus $10 और Business $20 है। कीमतें US डॉलर में सूचीबद्ध हैं, इसलिए जाँच लें कि आपके कार्ड से वास्तव में कितना कटेगा।
• Free पर टीमों के लिए ब्लॉक सीमा है। अकेले उपयोग करने पर Free वर्कस्पेस में आप जितने चाहें उतने पेज और ब्लॉक जोड़ सकते हैं। कई सदस्यों के साथ एक सीमा लागू होती है, और उस सीमा तक पहुँचने के बाद आप पढ़ और संपादित कर सकते हैं, लेकिन नए ब्लॉक नहीं जोड़ सकते।
• Free पर फ़ाइल अपलोड सीमित हैं प्रति फ़ाइल 5 MB तक। पेड प्लान असीमित अपलोड सूचीबद्ध करते हैं।
• Free पर पेज हिस्ट्री छोटी है। Free पर 7 दिन, Plus पर 30 दिन और Business पर 90 दिन। यह तब मायने रखता है जब कोई गलती से प्लान को ओवरराइट कर दे।
• डाउनग्रेड बिलिंग चक्र के अंत में लागू होते हैं, और FAQ कहता है कि आप रद्द न करें तब तक प्लान अपने आप नवीनीकृत होता रहता है।

व्यावहारिक तरीके से शुरुआत

Free पर शुरू करें, अकेले या अपने को-फ़ाउंडर के साथ, और पहले टास्क और प्रोजेक्ट डेटाबेस बनाएँ। जब आपके पास कुछ असली डेडलाइन हों, तब टाइमलाइन व्यू जोड़ें। Plus पर केवल तभी जाएँ जब कोई खास दीवार सामने आए, जैसे एक से ज़्यादा चार्ट, कस्टम फ़ॉर्म या लंबी पेज हिस्ट्री की ज़रूरत। Business पर तभी जाएँ जब आपको granular database permissions या premium connections जैसी चीज़ों की ज़रूरत हो।

Notion का अपना पेज यही क्रम सुझाता है: पहले खेलें, फिर भुगतान करें और टीम जोड़ें। अगर आपकी टीम पहले से किसी ऐसे ट्रैकर में है जो काम कर रहा है, तो सभी को स्थानांतरित करने की लागत असली है। लेकिन अगर आप नए सिरे से शुरू कर रहे हैं, तो Free वर्कस्पेस आज़माने में कोई लागत नहीं है।

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Startup Grants India स्टार्टअप्स के लिए एक Notion पर्क सूचीबद्ध करता है। जानें कि इसमें क्या शामिल है और इसे कैसे क्लेम करें, Notion perk page पर।