कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षा (फॉर्म MR-3)

कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षा (फॉर्म MR-3) क्या है?

कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षा एक स्वतंत्र लेखा-परीक्षा है जो किसी कंपनी के लागू कानूनों, नियमों और विनियमों के अनुपालन की जांच करती है, जिसका संचालन एक प्रैक्टिसिंग कंपनी सचिव द्वारा किया जाता है और कंपनी अधिनियम, 2013 की धारा 204 के तहत फॉर्म MR-3 में रिपोर्ट किया जाता है। यह सूचीबद्ध कंपनियों, ₹50 करोड़ या उससे अधिक की चुकता शेयर पूंजी वाली सार्वजनिक कंपनियों, और ₹250 करोड़ या उससे अधिक के टर्नओवर वाली कंपनियों के लिए अनिवार्य है। यह लेखा-परीक्षा जांचती है कि कंपनी ने वित्तीय वर्ष के दौरान कंपनी अधिनियम, SEBI विनियमों, FEMA, श्रम कानूनों और अन्य लागू विधियों का अनुपालन किया है या नहीं।

कंपनी अधिनियम, 2013 द्वारा भारत में कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षा की शुरुआत कॉर्पोरेट प्रशासन को मजबूत करने, पारदर्शिता को बढ़ावा देने और किसी कंपनी के संचालन को नियंत्रित करने वाले कानूनों के जटिल जाल के अनुपालन पर एक स्वतंत्र जांच प्रदान करने के एक उपकरण के रूप में की गई थी। कंपनी अधिनियम, 2013 की धारा 204, जिसे कंपनी (प्रबंधकीय कार्मिकों की नियुक्ति और पारिश्रमिक) नियम, 2014 के नियम 9 के साथ पढ़ा जाता है, कंपनियों के निर्धारित वर्गों के लिए कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षा को अनिवार्य करती है और आवश्यक है कि फॉर्म MR-3 में लेखा-परीक्षा रिपोर्ट बोर्ड की रिपोर्ट के साथ संलग्न की जाए, जिससे यह रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज के पास दायर किया गया एक सार्वजनिक रूप से उपलब्ध दस्तावेज़ बन जाए। इंस्टीट्यूट ऑफ कंपनी सेक्रेटरीज ऑफ इंडिया ने कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षा पर मार्गदर्शन नोट और कंपनी सचिवीय मानक जारी किए हैं, जो मिलकर उस पेशेवर ढांचे को परिभाषित करते हैं जिसके भीतर लेखा-परीक्षा आयोजित की जाती है। केवल ICSI द्वारा जारी प्रैक्टिस का प्रमाण पत्र रखने वाला एक प्रैक्टिसिंग कंपनी सचिव ही कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षा करने और फॉर्म MR-3 पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत है। लेखा-परीक्षक इस बात पर राय व्यक्त करता है कि कंपनी ने कंपनी अधिनियम, 2013 और उसके तहत बनाए गए नियमों का अनुपालन किया है या नहीं; प्रतिभूति अनुबंध (विनियमन) अधिनियम, 1956 और उसके नियम; डिपॉजिटरी अधिनियम, 1996; विदेशी मुद्रा प्रबंधन अधिनियम, 1999 और उसके नियम जहां तक वे प्रत्यक्ष विदेशी निवेश, विदेशी प्रत्यक्ष निवेश और बाहरी वाणिज्यिक उधार से संबंधित हैं; भारतीय प्रतिभूति और विनिमय बोर्ड अधिनियम, 1992 के तहत निर्धारित विनियम और दिशानिर्देश, जिसमें सूचीबद्ध कंपनियों के लिए SEBI (LODR) विनियम, 2015, SEBI (ICDR) विनियम, और टेकओवर कोड शामिल हैं; ICSI द्वारा जारी कंपनी सचिवीय मानक; और कंपनी के व्यवसाय की प्रकृति के आधार पर उस पर विशेष रूप से लागू होने वाले अन्य कानून। यह लेखा-परीक्षा पूरे वित्तीय वर्ष को कवर करती है और कंपनी के रजिस्टरों, मिनटों की किताबों, प्रस्तावों, रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज के पास दाखिल किए गए दस्तावेज़ों, स्टॉक एक्सचेंजों को किए गए खुलासों, संबंधित पक्ष के लेनदेन, बोर्ड की संरचना और समिति की संरचनाओं, निदेशकों और प्रमुख प्रबंधकीय कर्मियों की नियुक्ति और पारिश्रमिक, आवंटन, बायबैक और हस्तांतरण सहित शेयर पूंजी लेनदेन, और वर्ष के दौरान की गई किसी भी कॉर्पोरेट कार्रवाई की जांच करती है। लेखा-परीक्षक यह भी समीक्षा करता है कि क्या निदेशक मंडल आवश्यक आवृत्ति के साथ मिला है, क्या नोटिस अवधि का पालन किया गया है, क्या बोर्ड और सामान्य बैठकों में कोरम की आवश्यकताएं पूरी की गई हैं, और क्या इनसाइडर ट्रेडिंग विनियमों के तहत आवश्यक खुलासे किए गए हैं। निदेशक मंडल को किसी वित्तीय वर्ष के लिए उस वित्तीय वर्ष के अंत से पहले कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षक नियुक्त करना आवश्यक है, हालांकि रिपोर्ट आमतौर पर वर्ष के अंत के बाद बोर्ड की रिपोर्ट के साथ पूरी की जाती है और संलग्न की जाती है। यदि लेखा-परीक्षक ने किसी भी गैर-अनुपालन, योग्यता या प्रतिकूल टिप्पणी का अवलोकन किया है, तो ऐसे अवलोकनों को बोर्ड की रिपोर्ट में विशेष रूप से समझाया जाना चाहिए। कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षक की नियुक्ति स्वयं एक बोर्ड-स्तरीय निर्णय है और इसे बोर्ड की बैठक के मिनटों में दर्ज किया जाना चाहिए। कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षा के दौरान पहचाने गए सामान्य अनुपालन अंतराल में रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज के पास वार्षिक रिटर्न और वित्तीय विवरण दाखिल करने में देरी, धारा 135 के तहत अनिवार्य CSR खर्च आवश्यकताओं का गैर-अनुपालन, निर्धारित प्रारूप में वैधानिक रजिस्टरों को बनाए रखने में चूक, निर्धारित समय-सीमा के भीतर स्टॉक एक्सचेंजों के साथ आवश्यक सूचनाएं दाखिल करने में विफलता, ऑडिट समितियों और नामांकन और पारिश्रमिक समितियों की गलत संरचना, और संबंधित पक्ष लेनदेन खुलासे में अंतराल शामिल हैं। कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षा में विशेषज्ञ सहायता महत्वपूर्ण है, न केवल इसलिए कि वैधानिक अधिदेश के लिए एक प्रैक्टिसिंग कंपनी सचिव की आवश्यकता होती है, बल्कि इसलिए भी कि समीक्षा किए गए कानूनों का दायरा व्यापक है और कॉर्पोरेट कानून, प्रतिभूति कानून, विदेशी मुद्रा कानून और क्षेत्र-विशिष्ट विनियमों के बीच अंतर-संबंधों के लिए विशेषज्ञ ज्ञान की आवश्यकता होती है। एक अच्छी तरह से आयोजित कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षा निदेशक मंडल को एक स्वतंत्र आश्वासन प्रदान करती है कि कंपनी की अनुपालन मशीनरी प्रभावी ढंग से काम कर रही है और नियामक कार्रवाई में बदलने से पहले उभरते जोखिम वाले क्षेत्रों को इंगित करती है।

यह कैसे काम करता है

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   कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षक नियुक्त करें

   निदेशक मंडल को वित्तीय वर्ष के लिए एक प्रैक्टिसिंग कंपनी सचिव को कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षक के रूप में नियुक्त करने का एक प्रस्ताव पारित करना होगा। नियुक्ति आदर्श रूप से वित्तीय वर्ष की शुरुआत में की जानी चाहिए ताकि लेखा-परीक्षक को वर्ष के अंत में ही नहीं, बल्कि निरंतर आधार पर अनुपालन की समीक्षा करने की अनुमति मिल सके।

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   प्रारंभिक योजना और कार्यक्षेत्र निर्धारण बैठक

   कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षक कंपनी के कंपनी सचिव और अनुपालन टीम से कंपनी के व्यवसाय, उसके क्षेत्र के लिए विशिष्ट लागू कानूनों, वर्ष के दौरान की गई किसी भी कॉर्पोरेट कार्रवाई, और किसी भी ज्ञात अनुपालन मुद्दों को समझने के लिए मिलता है। लेखा-परीक्षक लेखा-परीक्षा के लिए आवश्यक दस्तावेजों और जानकारी की एक सूची तैयार करता है।

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   दस्तावेज़ संग्रह और समीक्षा

   कंपनी लेखा-परीक्षक को समीक्षाधीन वित्तीय वर्ष के लिए सभी वैधानिक रजिस्टरों, मिनटों की किताबों, ROC फाइलिंग, स्टॉक एक्सचेंज खुलासों, बोर्ड और समिति के प्रस्तावों, शेयर पूंजी रिकॉर्ड, और अन्य दस्तावेजों तक पहुंच प्रदान करती है। लेखा-परीक्षक अनुपालन के साक्ष्य के विरुद्ध प्रत्येक अनुपालन आवश्यकता को सत्यापित करता है।

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   प्रश्नों का जारी करना और प्रबंधन प्रतिक्रियाएँ

   जहां लेखा-परीक्षक अंतराल, देरी, या संभावित गैर-अनुपालन की पहचान करता है, वहां लेखा-परीक्षक प्रबंधन के साथ प्रश्न उठाता है। कंपनी की अनुपालन टीम स्पष्टीकरण और सहायक साक्ष्य प्रदान करती है। यह पुनरावृत्त प्रक्रिया वास्तविक त्रुटियों को प्रणालीगत गैर-अनुपालन से अलग करने की अनुमति देती है।

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   मसौदा रिपोर्ट और प्रबंधन टिप्पणियाँ

   लेखा-परीक्षक फॉर्म MR-3 की एक मसौदा रिपोर्ट तैयार करता है जिसमें दायरे, निष्कर्षों, और किसी भी योग्यता या अवलोकन को निर्धारित किया जाता है। रिपोर्ट को अंतिम रूप देने से पहले प्रबंधन को मसौदे की समीक्षा करने और तथ्यात्मक सटीकता पर टिप्पणियाँ प्रदान करने का अवसर दिया जाता है।

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   फॉर्म MR-3 को अंतिम रूप दें और जमा करें

   प्रैक्टिसिंग कंपनी सचिव अंतिम फॉर्म MR-3 रिपोर्ट पर हस्ताक्षर और तिथि दर्ज करता है और इसे बोर्ड की रिपोर्ट के साथ संलग्न करने के लिए कंपनी को प्रदान करता है। बोर्ड की रिपोर्ट में कंपनी सचिवीय लेखा-परीक्षा रिपोर्ट में किसी भी योग्यता या प्रतिकूल टिप्पणी पर विशेष रूप से टिप्पणी करनी चाहिए। हस्ताक्षरित रिपोर्ट फिर रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज के पास वार्षिक फाइलिंग के हिस्से के रूप में दायर की जाती है।

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