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पंजीकृत कार्यालय का पता बदलें

रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज़ के साथ अपनी कंपनी का आधिकारिक पंजीकृत पता अपडेट करें

पंजीकृत कार्यालय का पता बदलें क्या है?

हर कंपनी को रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज़ के रिकॉर्ड में एक पंजीकृत कार्यालय का पता बनाए रखना चाहिए, और सभी नियामक नोटिस और पत्राचार वहीं भेजे जाते हैं। जब कोई कंपनी अपना कार्यालय बदलती है — चाहे वह एक ही शहर के भीतर हो, उसी राज्य के किसी दूसरे शहर में हो, या पूरी तरह से किसी दूसरे राज्य में हो — तो इस बदलाव की औपचारिक सूचना निर्धारित समय-सीमा के भीतर ROC को दी जानी चाहिए। हमारी टीम सत्यापन, संकल्प मसौदा तैयार करने और बदलाव की प्रकृति के आधार पर INC-22 या INC-23 दाखिल करने का काम संभालती है।

पंजीकृत कार्यालय एक कंपनी का आधिकारिक कानूनी पता होता है, जिसे Companies Act, 2013 द्वारा मान्यता प्राप्त है और Registrar of Companies के सार्वजनिक रिकॉर्ड में दर्ज किया जाता है। यह वह पता है जिस पर सभी वैधानिक नोटिस, समन, निरीक्षण पत्र और सरकारी पत्राचार भेजे जाते हैं। एक गलत, पुराना या दुर्गम पंजीकृत पता होने का मतलब है कि कंपनी महत्वपूर्ण नियामक नोटिसों को चूक सकती है, भले ही उसे जानकारी न हो, उसे विधिवत रूप से नोटिस प्राप्त माना जा सकता है, और ROC के पत्राचार का जवाब देने में विफल रहने के कारण Companies Act, 2013 की धारा 248 के तहत शुरू की गई कंपनी का नाम हटाने की कार्यवाही सहित कई परिणाम भुगतने पड़ सकते हैं। पंजीकृत कार्यालय को नियंत्रित करने वाला कानूनी ढांचा Companies Act, 2013 की धारा 12 है, जिसे Companies (Incorporation) Rules, 2014 के नियम 27 और नियम 28 के साथ पढ़ा जाता है। हर कंपनी का एक पंजीकृत कार्यालय होना चाहिए जो संचार प्राप्त करने और स्वीकार करने में सक्षम हो। महत्वपूर्ण बात यह है कि पंजीकृत कार्यालय कंपनी के स्वामित्व में होना आवश्यक नहीं है — यह एक किराए का, लीज़ पर लिया गया, या यहां तक कि एक साझा कार्यालय स्थान भी हो सकता है, बशर्ते कंपनी के पास परिसर के उपयोग को प्रमाणित करने वाला कोई दस्तावेज़ हो, जैसे कि लीज़ डीड, किराया समझौता, या मालिक से अनापत्ति प्रमाण पत्र (No Objection Certificate) जहां परिसर का उपयोग निःशुल्क किया जाता है। अनुपालन आवश्यकताएं और दाखिल किया जाने वाला विशिष्ट ROC फॉर्म पते के बदलाव की प्रकृति पर निर्भर करता है। एक ही शहर या कस्बे के भीतर पते में बदलाव — जिसका अर्थ है एक ही शहर की स्थानीय सीमाओं के भीतर — बदलाव के पंद्रह दिनों के भीतर Form INC-22 दाखिल करना आवश्यक है। इस प्रकार के बदलाव के लिए शेयरधारक संकल्प की आवश्यकता नहीं होती; बोर्ड संकल्प पर्याप्त होता है। एक शहर से दूसरे शहर में, लेकिन उसी राज्य के भीतर पते में बदलाव के लिए शेयरधारकों के विशेष संकल्प की आवश्यकता होती है, जिसके बाद विशेष संकल्प के तीस दिनों के भीतर Form INC-22 दाखिल किया जाता है। किसी दूसरे राज्य में पते में बदलाव — जो सबसे जटिल श्रेणी है — के लिए विशेष संकल्प, मौजूदा पंजीकृत कार्यालय के जिले में प्रकाशित होने वाले एक समाचार पत्र में विज्ञापन, Regional Director से पुष्टि प्राप्त करना, और अंततः Regional Director द्वारा बदलाव की पुष्टि के बाद एक नया INC-22 दाखिल करना आवश्यक होता है। Regional Director की पुष्टि प्रक्रिया में साठ दिन तक लग सकते हैं। भारतीय स्टार्टअप इकोसिस्टम में एक आम परिदृश्य यह है कि एक संस्थापक एक शहर से दूसरे शहर में स्थानांतरित हो जाता है और एक CA के पते या सह-कार्यशील स्थान के पते को पंजीकृत कार्यालय के रूप में उपयोग करता है। जब संस्थापक एक नए शहर में चला जाता है और कार्यालय बदलता है, तो पंजीकृत पते को ROC के साथ अपडेट किया जाना चाहिए। कई संस्थापक यह मान लेते हैं कि यह एक अनौपचारिक प्रशासनिक अपडेट है — ऐसा नहीं है। प्रत्येक प्रकार के बदलाव के लिए एक विशिष्ट फाइलिंग आवश्यकता होती है, और देरी होने पर Companies Act, 2013 की धारा 403 के तहत अतिरिक्त फाइलिंग शुल्क लगता है। बदलाव के तीस दिनों से अधिक समय बाद INC-22 दाखिल करने पर अतिरिक्त शुल्क का भुगतान करना पड़ता है, और यदि ROC नियमित निरीक्षण के दौरान पते में बेमेल पाता है, तो वह धारा 12(7) के तहत एक नोटिस जारी कर सकता है जिसमें तीस दिनों के भीतर जुर्माने के दंड पर अनुपालन की आवश्यकता होती है। पंजीकृत कार्यालय को सत्यापित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले उपयोगिता बिल या पते के अन्य प्रमाण हाल के होने चाहिए — आमतौर पर दाखिल करते समय दो महीने से अधिक पुराने नहीं होने चाहिए। पुराना दस्तावेज़ प्रस्तुत करने पर यह एक सामान्य अस्वीकृति बिंदु है। इसी तरह, परिसर के मालिक से अनापत्ति प्रमाण पत्र (No Objection Certificate) लेटरहेड पर होना चाहिए और स्पष्ट रूप से पते और कंपनी की पहचान करनी चाहिए। एक सामान्य या बिना तारीख का NOC ROC द्वारा नियमित रूप से अस्वीकृत कर दिया जाता है। विदेशी निवेशकों वाली कंपनियों के लिए, पंजीकृत कार्यालय में बदलाव — विशेष रूप से राज्य में बदलाव — को निवेश समझौतों, शेयरधारक समझौतों और सदस्यता समझौतों में निर्दिष्ट न्यायालयों और मध्यस्थता कार्यवाही के क्षेत्राधिकार पर इसके प्रभाव के लिए भी विचार करने की आवश्यकता हो सकती है। इन समझौतों में गवर्निंग लॉ क्लॉज़ आमतौर पर एक शहर और अदालत को निर्दिष्ट करता है, और राज्य में बदलाव के लिए उन समझौतों में परिणामी संशोधन की आवश्यकता हो सकती है। पेशेवर सहायता मूल्यवान है क्योंकि सही प्रक्रिया इस बात पर निर्भर करती है कि बदलाव एक ही शहर के भीतर है, एक ही राज्य के भीतर है, या अंतर-राज्यीय है, और गलत फॉर्म या एक छूटा हुआ कदम एक अनुपालन अंतर पैदा करता है जिसे ठीक करना रोकने से कहीं अधिक महंगा है।

पंजीकृत कार्यालय का पता बदलें किसे चाहिए?

स्टार्टअप और कंपनियां जिन्होंने अपने कार्यालय परिसर को भौतिक रूप से स्थानांतरित कर दिया है — चाहे वह एक ही शहर के भीतर हो, उसी राज्य के किसी दूसरे शहर में हो, या पूरी तरह से किसी दूसरे राज्य में हो — और ROC रिकॉर्ड को औपचारिक रूप से अपडेट करने की आवश्यकता है ताकि सभी नियामक पत्राचार, वैधानिक नोटिस और सरकारी संचार सही और वर्तमान पते पर प्राप्त हों।

इसमें क्या शामिल है

  • सही पते को दर्शाने के लिए आधिकारिक ROC रिकॉर्ड को अपडेट करता है
  • वैधानिक नोटिस और नियामक पत्राचार प्राप्त होना सुनिश्चित करता है
  • पते के बेमेल होने के कारण ROC द्वारा कंपनी का नाम हटाने की कार्यवाही को रोकता है
  • धारा 164(2) के तहत निदेशकों को अयोग्यता से बचाता है
  • निवेशक की उचित पड़ताल के लिए कानूनी रूप से वैध पंजीकृत पता प्रदान करता है
  • धारा 403 के तहत देर से फाइलिंग के जुर्माने से बचाता है

⚠️ गैर-अनुपालन के लिए जुर्माना

निर्धारित समय-सीमा के भीतर ROC को पंजीकृत कार्यालय के बदलाव की सूचना देने में विफल रहने पर Companies Act, 2013 की धारा 403 के तहत अतिरिक्त शुल्क लगता है। यदि ROC लंबे समय तक पंजीकृत पते पर कंपनी से संपर्क करने में असमर्थ रहता है, तो कंपनी को निष्क्रिय मानकर धारा 248 के तहत हटा दिया जा सकता है, जिसके गंभीर परिणाम होते हैं, जिसमें धारा 164(2) के तहत निदेशक की अयोग्यता भी शामिल है।

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यह कैसे काम करता है

  1. 1

    बदलाव के प्रकार का निर्धारण

    हम पते के बदलाव को वर्गीकृत करते हैं — एक ही शहर, उसी राज्य में अलग शहर, या अलग राज्य — ताकि लागू प्रक्रिया, फॉर्म और समय-सीमा का निर्धारण किया जा सके।

  2. 2

    संकल्प का मसौदा तैयार करना

    हम एक ही शहर के बदलावों के लिए बोर्ड संकल्प, या शहर-से-शहर या अंतर-राज्यीय बदलावों के लिए बोर्ड संकल्प और विशेष संकल्प नोटिस और स्पष्टीकरण बयान दोनों का मसौदा तैयार करते हैं।

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    दस्तावेज़ तैयार करना और पते के प्रमाण का सत्यापन

    हम नए परिसर के लिए उपयोगिता बिल और NOC या लीज़ डीड की समीक्षा करते हैं ताकि यह पुष्टि हो सके कि वे जमा करने से पहले ROC की नवीनतमता और प्रारूप आवश्यकताओं को पूरा करते हैं।

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    समाचार पत्र विज्ञापन (केवल अंतर-राज्यीय)

    अंतर-राज्यीय पंजीकृत कार्यालय स्थानांतरण के लिए, हम मौजूदा पंजीकृत कार्यालय के जिले में प्रसारित होने वाले दैनिक समाचार पत्र में वैधानिक समाचार पत्र विज्ञापन की व्यवस्था करते हैं।

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    Form INC-22 / INC-23 दाखिल करना

    हम सभी आवश्यक अनुलग्नकों के साथ MCA21 पोर्टल पर Form INC-22 (एक ही राज्य के बदलावों के लिए) या Form INC-23 (अंतर-राज्यीय पुष्टि के लिए Regional Director को आवेदन) दाखिल करते हैं।

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    पुष्टि और रिकॉर्ड अपडेट

    हम ROC या Regional Director की मंजूरी को ट्रैक करते हैं, नए पंजीकृत पते को दर्शाने वाला अपडेटेड मास्टर डेटा प्राप्त करते हैं, और सभी वैधानिक रजिस्टरों और कंपनी के लेटरहेड को अपडेट करते हैं।

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आवश्यक दस्तावेज़

जिन वस्तुओं पर आवश्यक अंकित है वे अनिवार्य हैं; अन्य स्थिति के अनुसार हैं।

पूर्व-कार्य

  • नए परिसर का पता पुष्टि किया गया और अधिग्रहित या लीज़ हस्ताक्षरितआवश्यक
  • बदलाव का प्रकार निर्धारित किया गया (एक ही शहर / एक ही राज्य / अंतर-राज्यीय)आवश्यक
  • नए परिसर के लिए उपयोगिता बिल प्राप्त किया गया (दो महीने से अधिक पुराना नहीं)आवश्यक
  • परिसर के मालिक से NOC प्राप्त किया गया यदि कंपनी संपत्ति की मालिक नहीं हैआवश्यक
  • GST, बैंक खातों और अन्य लाइसेंसों पर प्रभाव का आकलन किया गया

    अन्य नियामक पंजीकरणों के साथ समानांतर अपडेट का समन्वय करें

दस्तावेज़

  • बोर्ड संकल्प (सभी प्रकार के बदलाव)आवश्यक
  • विशेष संकल्प और शेयरधारक बैठक के कार्यवृत्त (यदि बदलाव किसी अन्य शहर या राज्य में है)
  • नए परिसर का उपयोगिता बिलआवश्यक
  • नए परिसर के लिए किराया समझौता / लीज़ डीडआवश्यक
  • मालिक से अनापत्ति प्रमाण पत्र (No Objection Certificate) (यदि परिसर कंपनी के स्वामित्व में नहीं है)आवश्यक
  • अधिकृत निदेशक का DSCआवश्यक
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शुल्क एवं मूल्य

सरकारी शुल्क

Form INC-22 फाइलिंग शुल्क (एक ही शहर या एक ही राज्य में बदलाव)

अधिकृत शेयर पूंजी पर आधारित; आमतौर पर Companies (Registration Offices and Fees) Rules, 2014 के तहत ₹200 से ₹600

Varies

Form INC-23 फाइलिंग शुल्क (अंतर-राज्यीय बदलाव — Regional Director आवेदन)

Regional Director को INC-23 आवेदन के लिए ₹1,000 का निश्चित शुल्क

1000

समाचार पत्र विज्ञापन लागत (केवल अंतर-राज्यीय बदलाव)

आमतौर पर ₹2,000 से ₹5,000, समाचार पत्र के प्रसार क्षेत्र और शब्द गणना के आधार पर

Varies

पेशेवर शुल्क

ROC फाइलिंग सहित पूर्ण पंजीकृत कार्यालय पते का बदलाव

आपके विशिष्ट मामले की समीक्षा पर उद्धृत किया जाएगा

अलग-अलग

* सरकारी शुल्क भिन्न हो सकते हैं। पेशेवर शुल्क पर GST लागू है। समीक्षा के बाद अंतिम मूल्य की पुष्टि की जाती है।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

पंजीकृत कार्यालय के पते में बदलाव की तीन श्रेणियां कौन सी हैं और कौन से ROC फॉर्म लागू होते हैं?

Companies Act, 2013 और Companies (Incorporation) Rules, 2014 के तहत तीन श्रेणियां हैं। पहला, एक ही शहर या कस्बे की स्थानीय सीमाओं के भीतर बदलाव के लिए बोर्ड संकल्प और पंद्रह दिनों के भीतर दाखिल किया गया Form INC-22 आवश्यक है। दूसरा, उसी राज्य के भीतर एक शहर से दूसरे शहर में बदलाव के लिए विशेष संकल्प और तीस दिनों के भीतर Form INC-22 आवश्यक है। तीसरा, किसी दूसरे राज्य में बदलाव के लिए विशेष संकल्प, एक समाचार पत्र विज्ञापन, Form INC-23 में Regional Director को एक आवेदन, और Regional Director द्वारा अपनी पुष्टि आदेश जारी करने के बाद एक नया INC-22 आवश्यक है।

नए पंजीकृत कार्यालय के पते के प्रमाण के रूप में कौन से दस्तावेज़ स्वीकार किए जाते हैं?

ROC उपयोगिता बिल — बिजली, पानी या टेलीफोन बिल — स्वीकार करता है, जो कंपनी या परिसर के मालिक के नाम पर जारी किए गए हों, बशर्ते बिल दो महीने से अधिक पुराना न हो। जहां परिसर किराए पर या लीज पर हैं, वहां पंजीकृत लीज या किराया समझौते की एक प्रति फाइलिंग के साथ होनी चाहिए। जहां परिसर का उपयोग बिना किसी लागत के किया जाता है — जैसे कि निदेशक का आवासीय पता या सह-कार्यशील स्थान — वहां परिसर के मालिक से एक अनापत्ति प्रमाण पत्र (No Objection Certificate) प्रस्तुत किया जाना चाहिए, जिसमें कंपनी का नाम और पूरा पता स्पष्ट रूप से लिखा हो। पुराने दस्तावेज़ INC-22 अस्वीकृति का सबसे आम कारण हैं।

Regional Director को अंतर-राज्यीय पंजीकृत कार्यालय स्थानांतरण की पुष्टि करने में कितना समय लगता है?

Companies (Incorporation) Rules, 2014 के नियम 28 के तहत, Regional Director को Form INC-23 में आवेदन प्राप्त होने के तीस दिनों के भीतर अंतर-राज्यीय स्थानांतरण की पुष्टि के लिए आवेदन का निपटान करना होगा। व्यवहार में, Regional Director का कार्यालय अतिरिक्त दस्तावेज़ या जानकारी मांग सकता है, जिससे समय-सीमा रुक जाती है। तैयारी के समय, समाचार पत्र विज्ञापन, और पुष्टि के बाद के INC-22 फाइलिंग को मिलाकर, एक अंतर-राज्यीय बदलाव के लिए कुल समय-सीमा आमतौर पर पैंतालीस से साठ कार्य दिवस होती है।

क्या एक ही शहर के पते के बदलाव के लिए केवल बोर्ड संकल्प पर्याप्त है, या शेयरधारक संकल्प की आवश्यकता है?

एक ही शहर की स्थानीय सीमाओं के भीतर पंजीकृत कार्यालय में बदलाव के लिए, Companies Act, 2013 के तहत केवल बोर्ड संकल्प की आवश्यकता होती है — शेयरधारक संकल्प की आवश्यकता नहीं होती। बोर्ड संकल्प में पुराने पते, नए पते और बदलाव की प्रभावी तिथि को दर्ज करना चाहिए। इसके बाद बोर्ड के निर्णय के पंद्रह दिनों के भीतर Form INC-22 दाखिल करना होगा। शेयरधारक विशेष संकल्प की आवश्यकता केवल तब होती है जब बदलाव उसी राज्य के किसी दूसरे शहर में, या पूरी तरह से किसी दूसरे राज्य में हो।

यदि Form INC-22 निर्धारित अवधि के भीतर दाखिल नहीं किया जाता है तो क्या परिणाम होते हैं?

यदि Form INC-22 पंद्रह दिनों (एक ही शहर) या तीस दिनों (एक ही राज्य, अलग शहर) के भीतर दाखिल नहीं किया जाता है, तो फाइलिंग को देर से जमा माना जाता है और Companies Act, 2013 की धारा 403 के तहत अतिरिक्त शुल्क देय होता है। यदि देरी एक सौ बीस दिनों से अधिक है, तो अतिरिक्त शुल्क सामान्य फाइलिंग शुल्क का बारह गुना होता है, और कम देरी के लिए आनुपातिक रूप से कम गुणा होता है। यदि पते में बेमेल बना रहता है और ROC कंपनी से संपर्क नहीं कर पाता है, तो धारा 12(7) ROC को नोटिस जारी करने का अधिकार देती है और, यदि कंपनी अनुपालन करने में विफल रहती है, तो धारा 248 के तहत Register of Companies से कंपनी का नाम हटाने का अधिकार देती है।

क्या निदेशक के आवासीय पते को पंजीकृत कार्यालय के रूप में उपयोग किया जा सकता है?

हाँ। Companies Act, 2013 की धारा 12(1) एक कंपनी को निदेशक के आवासीय पते को अपने पंजीकृत कार्यालय के रूप में उपयोग करने की अनुमति देती है, बशर्ते निदेशक एक अनापत्ति प्रमाण पत्र (No Objection Certificate) दे और परिसर संचार प्राप्त करने और स्वीकार करने में सक्षम हो। यह नए निगमित स्टार्टअप और उन कंपनियों के लिए आम है जो दूरस्थ रूप से काम करती हैं। हालांकि, यदि निदेशक स्थानांतरित होता है या अब पता उपयोग नहीं करना चाहता है, तो रिकॉर्ड को अपडेट करने के लिए पंजीकृत कार्यालय बदलाव की प्रक्रिया का तुरंत पालन किया जाना चाहिए।

क्या पंजीकृत कार्यालय के पते में बदलाव GST पंजीकरण, बैंक खातों या अन्य लाइसेंसों को प्रभावित करता है?

हाँ। ROC के पास रखा गया पंजीकृत पता कई अन्य नियामक पंजीकरणों से जुड़ा होता है। यदि नया पता उसी राज्य में है, तो बदलाव के पंद्रह दिनों के भीतर Form GST REG-14 के माध्यम से GST पंजीकरण को अपडेट किया जाना चाहिए, या यदि कंपनी एक नए राज्य में स्थानांतरित होती है और पुराने पंजीकरण को रद्द करती है, तो एक नया GST पंजीकरण प्राप्त किया जाना चाहिए। कंपनी के बैंक खातों को नए KYC पते के साथ अपडेट किया जाना चाहिए। प्रोफेशनल टैक्स पंजीकरण और Shops and Establishments पंजीकरण (उन राज्यों में जहां लागू हो) को भी संबंधित अधिकारियों के साथ अपडेट किया जाना चाहिए। हमारी सेवा ROC फाइलिंग को कवर करती है; संबंधित नियामक अपडेट की योजना एक साथ बनाई जानी चाहिए।

पंजीकृत कार्यालय के लिए अनापत्ति प्रमाण पत्र (No Objection Certificate) क्या है और इस पर किसे हस्ताक्षर करना चाहिए?

पंजीकृत कार्यालय उद्देश्यों के लिए एक अनापत्ति प्रमाण पत्र (No Objection Certificate) परिसर के मालिक द्वारा एक लिखित घोषणा है जो पुष्टि करती है कि कंपनी को पते का उपयोग अपने पंजीकृत कार्यालय के रूप में करने की अनुमति है। यह सादे कागज पर या मालिक के लेटरहेड पर होना चाहिए, स्पष्ट रूप से पूरा पता, कंपनी का नाम बताना चाहिए, और मालिक द्वारा हस्ताक्षरित और दिनांकित होना चाहिए। यदि संपत्ति संयुक्त रूप से स्वामित्व में है, तो सभी मालिकों को आदर्श रूप से हस्ताक्षर करना चाहिए। NOC को नोटरीकृत या पंजीकृत होने की आवश्यकता नहीं है। इन आवश्यकताओं को पूरा करने वाला एक सरल, स्पष्ट शब्दों वाला पत्र ROC की स्वीकृति के लिए पर्याप्त है।

क्या एक ही राज्य के पते के बदलाव के लिए समाचार पत्र विज्ञापन की आवश्यकता है?

नहीं। Companies (Incorporation) Rules, 2014 के नियम 28(4) के तहत, समाचार पत्र विज्ञापन केवल अंतर-राज्यीय पंजीकृत कार्यालय स्थानांतरण के लिए आवश्यक है। विज्ञापन मौजूदा पंजीकृत कार्यालय के जिले में प्रसारित होने वाले दैनिक समाचार पत्र में प्रकाशित होना चाहिए और इसमें कंपनी का नाम, CIN, मौजूदा पंजीकृत पता, प्रस्तावित नया पंजीकृत पता, और एक बयान होना चाहिए कि कंपनी अपने पंजीकृत कार्यालय को स्थानांतरित करने का प्रस्ताव करती है। एक ही शहर या एक ही राज्य (अलग शहर) के पंजीकृत कार्यालय में बदलाव के लिए किसी समाचार पत्र विज्ञापन की आवश्यकता नहीं है।

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